Produtividade extrema: 13 dicas para você virar um demônio da Tasmânia com suas tarefas

Dias curtos e muita coisa para fazer? Eu também me senti assim algum tempo atrás. Após muito stress fui procurar técnicas e dicas de produtividade em sites como o ZenHabits.net,  e Efetividade.net e livros como o A Arte de Fazer Acontecer.

Após anos praticando, criei uma lista com algumas dicas pessoais que compartilho com vocês agora, lembrando que não sou nenhum guru e só estou recomendando o que funcionou para mim após muitas tentativas.

Enviei inicialmente para a Equipe PdH depois do Guilherme me chamar para uma conversa iniciada pelo Morroida sobre como matar mais tarefas pequenas por dia. Eles quiseram publicar, aqui está:

1. Não fico com Twitter e Messenger aberto.

2. Não deixo o email aberto o dia todo. Crio limites e olho apenas nos horários pré-estabelecidos.

3. Não uso email como lista de tarefas, e, principalmente, não uso estrelas (no Gmail) como tarefas. Email é comunicação, coisas a serem feitas precisam estar em outro ambiente, que possa ser acessado sem eu ver a inbox cheia de novas mensagens. Se vou ver o que tenho pra fazer e vejo uma mensagem do meu amigo cheio de links interessantes, perco o foco, deixo de fazer o que devia ser feito, começo a procrastinar, caos.

4. Mantenho a caixa de entrada de emails sempre vazia. Uso a técnica InboxZero. Sempre que abro a caixa de entrada devo tomar uma das atitudes abaixo com cada uma das mensagens, até a inbox ficar vazia:

5. Não preciso responder todos os emails imediatamente, mas preciso esvaziar a caixa de entrada processando todas as mensagens, respondendo as urgências e colocando as demais para serem respondidas depois ou como tarefas na lista de tarefas externa.

6. Divido contextos e horas, pessoal e profissional.  Me esforço pra ter disciplina: das 9 às 12, só olho coisas profissionais, das 12 às 14 resolvo as pessoais, depois profissionais novamente. Trocando o contexto do email e da lista de tarefas. Quando fecho a lista profissional, acabou, me concentro na lista pessoal.

7. Tenho inbox de tarefas de fácil acesso (que não dê trabalho de inserir itens) – no meu caso é um bloco de papel e o aplicativo Things para iPhone. Quando lembro de algo, coloco numa das caixas de entrada (bloco de papel ou iPhone), dependendo do que estiver mais à mão. Mais tarde eu organizo as coisas que coloquei na inbox num dos contextos (pessoal ou profissional).

8. Pra organizar os projetos uso o GTD (Getting Things Done), uma excelente metodologia descrita no livro A Arte de Fazer Acontecer.

9. Relaxo. Sim, é preciso relaxar e ter foco no que estou fazendo agora. Se estou escrevendo um texto e lembrei de olhar a cotação de uma TV nova, coloco isso na inbox (papel ou iPhone) e continuo no meu texto. Com o tempo vamos aprendendo a não deixar a mente desfocar.

10. Só coloco no calendário coisas que inadiavelmente precisam ser feitas naquele dia específico. Pagar o aluguel e comparecer à consulta médica são bons exemplos. Tarefas como "Ligar no plano de saúde e marcar oftalmologista" não precisam ser feitas num dia específico, ficam na lista de tarefas e serão feitas quando chegar a vez.

11. Lembro sempre que urgente é diferente de importante. Preciso resolver as urgências, mas preciso principalmente fazer as coisas importantes – são elas que pagam nossas contas, mudam nossa vida e nos trazem felicidade.

12. Aprendi a exigir menos de mim mesmo e dizer mais "Não". Pediram para eu escrever um post no BlogDoCarrão e estou atolado? Digo "Não" de maneira educada e sincera.

13. É preciso também ter consciência de que não vou fazer tudo. Resolvo as coisas importantes e relaxo com o resto. O objetivo é produzir mais em menos tempo, para poder trabalhar apenas no que gosto e curtir minha noiva mais horas por dia.

Lembro novamente que a lista acima é um resumão pessoal. Assim, lendo, pode parecer meio nonsense ou cheio de falhas. Há muitos detalhes que não deu pra escrever (podemos seguir o papo nos comentários), mas tenho conseguido cumprir com tudo que me proponho a fazer com bastante organização e dedicação.

E vocês? O que tem funcionado para vocês matarem mais tarefas por dia?