Gmail, GTD e a arte de fazer o dia durar 48h | Parte 1

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Durante a faculdade, compromissos passaram a se multiplicar exponencialmente. Após um certo período, não havia mais nenhuma possibilidade de memorizar as diversas atribuições que recebia todos os dias. Na época, perdi muitos prazos e frequentemente esquecia de eventos importantes.

Em determinado momento eu não conseguia lembrar nem sequer de almoços com a família. Já esqueci até mesmo de buscar a namorada, deslize que voltaria a cometer em outras ocasiões com consequências significativas.

Ao entrar no mercado de trabalho, tais falhas de memória não seriam toleradas novamente. Precisava resolver o problema. A solução foi a mais simples e comum possível: adotei uma agenda. Não era uma agenda convencional, mas sim um smartphone que registrava meus compromissos e sempre me alertava no momento adequado.

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A sua vida está tão organizada quanto seu Desktop?

Entretanto, o excesso de organização começou a incomodar. Nos finais de semana, quando desejava descansar, recebia constantes avisos, alertas e lembretes das tarefas com as quais teria de lidar na semana que chegava. Eu preferiria desligar minha mente em relação a trabalho na sexta e somente religá-la no domingo.

Por essa razão, passei a utilizar meu telefone para registrar exclusivamente compromissos particulares. Todas minhas atribuições profissionais passaram a ser mantidas no Outlook da empresa. Dessa forma, somente me preocupava com os compromissos do trabalho quando estivesse efetivamente trabalhando.

Essa estratégia de organização funcionou por bastante tempo porém a situação voltaria a se complicar. Na medida em que fui me tornando mais experiente no que fazia, novas responsabilidades surgiam. Passei a receber dezenas de emails diários relacionados a novos projetos, problemas com os quais teria de lidar, assuntos a resolver. A prioridade de minhas tarefas eram diferentes e novamente enfrentei problemas ao me organizar para decidir o que fazer primeiro.

No momento em que a situação se tornou ainda mais caótica, não me restava mais tempo nem mesmo para organizar meu calendário ou manter apropriadamente a prioridade de meus afazeres.

Quando acreditava que a bagunça não poderia aumentar, iniciei outros projetos profissionais em paralelo ao trabalho em minha empresa. Ainda havia de lidar com a namorada, a família, o futebol, o basquete, o tênis, a poker night, a noite do chopp, as festas e aniversários, o pagamento de contas e todas as outras coisas que nunca consigo lembrar.

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Sim, a coisa toda pode piorar ainda mais...

A minha organização estava absolutamente ineficaz. Como principal consequência eu não conseguia priorizar minhas atividades pessoais e a sensação era a de que minha agenda não cabia no dia. Haviam tantas coisas que queria fazer, tantos projetos aos quais queria me dedicar, mas simplesmente não conseguia tempo.

Desaprendi o que eram aqueles momentos de ócio quando não temos responsabilidades ou preocupações alguma. Não conseguia mais apreciar a sensação de estar com a cabeça vazia, simplesmente aproveitando o dia. Pensava que caso estivesse sem fazer nada, estaria desperdiçando os poucos preciosos momentos em que poderia estar dando continuidade a meus projetos.

Não é isso que queria para mim. Precisava reassumir as rédeas e a solução seria algo extremamente óbvio: organização.

Dentre todos os métodos de organização e gerenciamento de compromissos que testei, apenas um me atendeu. No próximo artigo compartilharei meu método de organização com todos os leitores que gostariam que seu dia durasse 48 horas.

Enquanto isso, conte as furadas em que você já se meteu por causa da falta de organização.


publicado em 12 de Agosto de 2009, 09:06
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Rodrigo Almeida

Engenheiro, apaixonado pela vida e por qualquer coisa com um motor potente, nostálgico entusiasta de muitas daquelas boas coisas que já não mais se fazem como antigamente.


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