Gmail, GTD e a arte de fazer o dia durar 48h | Parte 2

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Quando meu antigo Smartphone começou a apresentar problemas, decidi abrir a mão e comprar o recém lançado iPhone 3G. Já que tinha o aparelho em mãos, resolvi adicionar um ou outro lembrete mais importante na agenda.

Ao sincronizar o telefone com o meu computador no intuito de copiar músicas, ele automaticamente atualizava o aplicativo de calendário com os eventos agendados na memória do Smartphone. Dessa forma, enquanto navegava na Internet, pop-ups frequentemente pulavam na tela alertando sobre compromissos futuros.

A solução ainda não era ideal já que os compromissos eram sincronizados apenas com meu computador pessoal. Pelas razões já explicadas, eu não gostaria de ter meu telefone sincronizado com meu computador do escritório em hipótese alguma. Para meu deleite, eis que a Apple atualiza seu aplicativo de calendário iCal.

Agora seria possível manter meus compromissos no Google Calendar e para receber notificações no trabalho bastaria deixar aberta uma janela com o calendar.google.com.

Quando estava no escritório e um compromisso surgia, rapidamente podia atualizá-lo na agenda do Google. Entretanto ter de sincronizar meu iCal com o Google para depois sincronizar meu iPhone com o iCal não era nada prático, era um tormento. A obsessão por organização mais estava criando problemas do que resolvendo.

calendario_garota
"Saudade do tempo em que bastava um calendário desse para me organizar..."

Sincronização é a palavra

Após alguns meses, outra vez a empresa de Montain View ouviu minhas preces e lançou o serviço Google Sync. Essa novidade trazia sincronização over-the-air via servidor Exchange com Smartphones. Para quem não entendeu, quando adiciono um contato na agenda do iPhone ou um compromisso em seu calendário, a informação é automaticamente atualizada nos contatos do Gmail e na agenda do Google Calendar. Sim, pelo ar, sem sincronizações manuais.

A solução é muito mais útil do que pode parecer a primeira vista. Quando recebo no Gmail uma mensagem de algum novo contato informando seu telefone, rapidamente salvo o contato digitando seu nome completo e telefone. Segundos depois o contato está criado no celular. Recebo um email trazendo algum convite? Atualizo no Calendar imediatamente e o telefone se encarrega de me alertar na hora certa.

Empolgado com a solução, resolvi manter no Calendar até mesmo os compromissos mais recorrentes e triviais do meu dia. Apesar de serem compromissos que jamais esqueceria, vê-los descritos no calendário ajuda muito na hora de planejar a semana. Meu celular passou a me lembrar mensalmente a data para pagamento de faturas, semanalmente o horário do poker e futebol e diariamente minhas tarefas diversas.

Quando absolutamente tudo o que tinha para fazer estava visualmente descriminado no calendário, passei a encontrar inúmeras pequenas brechas entre um compromisso e outro. Diminuindo o espaço entre esses eventos não só acabou com aquelas esperas ociosas desnecessárias por algum compromisso, mas também gerou mais tempo livre ao final da semana. Organizando tudo perfeitamente permitiu até mesmo me presentear com finais de semana livres de qualquer atribuição desnecessária. Era uma grande preocupação a menos.

Os emails que deixamos para ler depois

O método deixava de ser perfeito quando eu recebia emails que decidia ler depois. Vários deles continham compromissos que acabavam não se convertendo em eventos na agenda e posteriormente se tornando um problema. Algumas vezes meu planejamento do dia desmoronava completamente quando uma dessas atividades me obrigava a não atender outra tarefa devidamente agendada, gerando um processo de desorganização em cadeia.

O tempero que estava faltando para meu método foi encontrado casualmente entre os artigos do blog Lifehacker que recebo diariamente entre meus feeds de RSS: "Turn Gmail Into Your Ultimate GTD Inbox".

A metodologia GTD ("Gettind Things Done") foi proposta por David Allen no livro de mesmo nome que aqui no Brasil saiu pela Campus como A Arte de Fazer Acontecer: Uma Fórmula Anti-stress para Estabelecer Prioridades e Entregar Soluções no Prazo.

A hipótese é simples: se você tem mil coisas na cabeça, fica praticamente impossível fazer uma. E o livro descreve um método estruturado em 5 etapas para tirar as coisas da cabeça: coletar, processar, organizar, revisar e fazer. Além disso, uma das sacadas do Allen é: se algo leva menos de 2 minutos para ser realizado, aja imediatamente!

gtdclouds
Versão simplificada do worksflow GTD. Veja o completo no Scribd.

GTD + Gmail

Adaptando o processo GTD ao Gmail, consegui o que desejava. A ideia consiste em criar múltiplas caixas de entradas com propósitos distintos no Gmail. Para atender minhas necessidades criei caixas chamadas "Urgente", "Resolver", "Agendada no Calendário", "Aguardando Resposta" e "Acompanhar".

Quando meu Google Talk alerta a chegada de um novo email, imediatamente abro minha inbox original e verifico a natureza do email. Caso seja urgente marco a mensagem com um ponto de exclamação vermelho, caso seja algo que precisa ser resolvido marco com um ponto de exclamação amarelo, assim como há uma "estrela" específica para cada prioridade.

Meu Gmail foi então configurado para automaticamente enviar mensagens marcadas com determinada "estrela" para sua caixa de entrada correspondente. O resultado, após ativar múltiplas caixas de entrada, é uma separação de emails conforme a forma que irei processá-los. O importante é nunca permitir que novas mensagens se acumulem na inbox principal. Todos os emails são arquivados após serem catalogados.

O resultado é o seguinte:

gmail_inbox
Screenshot do meu Gmail (clique para ampliar)

A solução proposta pelo Lifehacker é ainda mais sofisticada. A sugestão é definir labels para aprimorar o filtro de categorização. Pessoalmente prefiro utilizar filtros para automaticamente mover emails provenientes de listas para fora de meu inbox principal.

A ideia toda é despoluir a caixa de entrada com a maior eficiência possível e evitar desperdiçar tempo exclusivamente para me organizar. Desde que adotei esse método, não tive mais nenhum problema com o relógio.

E você que já conseguiu organizar sua agenda lotada, como faz? Conhece o GTD? Aplica-o de que forma? Ou utiliza outro método para se organizar?


publicado em 13 de Agosto de 2009, 09:02
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Rodrigo Almeida

Engenheiro, apaixonado pela vida e por qualquer coisa com um motor potente, nostálgico entusiasta de muitas daquelas boas coisas que já não mais se fazem como antigamente.


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