Por anos eu estudei diferentes métodos de produtividade e testei diferentes aplicativos. No começo eu ficava empolgado, mas sempre precisava manter meu sistema organizado e processando as informações conforme elas chegavam. No final, descobri que eu estava perdendo tempo tentando ser produtivo.

1. Tentar gerenciar o tempo não é produtivo

Comecei a procurar por sistemas de produtividade há mais de quinze anos, quando entrei para a faculdade. Na época, eu fazia um estágio muito puxado. Muitas vezes começava às nove da manhã, ficava até dez da noite e matava aula por causa do trabalho. Corria para a faculdade e tentava me atualizar com as aulas que havia perdido. De noite ainda tocava minhas primeiras empresas de fundo de garagem e arrumava um jeito de ter o mínimo de vida social.

Mesmo depois de abandonar a carreira corporativa, minha busca pela produtividade continuou. Ficava cada vez mais frustrado ao não conseguir implementar nenhum sistema em sua plenitude. Tentei de tudo. Parecia que os métodos não eram feitos para mim.

Por exemplo, alguns métodos pedem que você mantenha constantemente uma lista de atividades pendentes, classificando entre as importantes e não muito importantes. Como disse o Marco Gomes, é importante processar as informações que chegam até nós. Mas como é que eu, sujeito com pouca disciplina, poderia manter uma lista dessas atualizada? Começava por alguns dias e depois que passava o entusiasmo acabava esquecendo. As coisas se acumulavam a ponto de ficar impossível de gerenciar.

2. O que fazemos e aquilo que somos

O motivo de não ter dado certo é que gerenciamento de tempo é uma simples técnica. E técnicas são apenas as coisas que fazemos. Às vezes temos que primeiro mudar quem somos.

Nesse processo, lembrei da ótima palestra do Clóvis de Barros Filho, que reforça que nossas decisões sejam tomadas de acordo com nosso melhor julgamento, não seguindo cegamente qualquer palpiteiro que aparece pela frente. No texto de hoje, compartilho formas de produtividade que funcionaram bem para mim, mas cabe a você descobrir por si quais são as melhores práticas conforme seu contexto e necessidades. Antes de listar as técnicas mais específicas ao final do post, prefiro falar primeiro do panorama geral. Assim não perdemos a floresta de vista por conta das árvores.

Por exemplo, eu posso usar um programa como o Freedom para cortar meu acesso à Internet e assim me forçar a ficar focado. Será que funciona? Apesar de ter um certo efeito nas minhas ações (quando não estou conectado à Internet), ele não resolve o meu impulso, que continua sendo em me distrair. Continuo sendo um macaco no cio pulando de pensamento em pensamento numa selva de bilhões de coisas irrelevantes ao mesmo tempo. E se não posso navegar pela Internet, com certeza velejarei na forma de pensamentos, sonhando acordado enquanto o tempo passa e o prazo vem chegando.

Por isso digo que o gerenciamento de tempo geralmente não serve pra nada: a pequena parcela de pessoas que é organizada e tem disciplina já usa algum sistema. E esse sistema pode ser um bilhetinho na porta da geladeira, um clássico Moleskine ou uma combinação exótica de Evernote com Google Calendar, ActiveInBox (antigo GTDGmail), Doit.im, To-Do, Things, Remember the Milk, Microsoft Outlook e Elefante.

Quem tem pouco volume de trabalho ou está envolvido em atividades de baixa complexidade não precisa de ferramentas muito complexas para fazer acontecer. E também quem já encontrou propósito e tem clareza sobre suas prioridades consegue gerenciar a agenda com facilidade sem muitos apetrechos tecnológicos. Penso que não existe ferramenta que compense a falta de foco. Mas o oposto é verdadeiro: existe uma bela recompensa para quem consegue unir direcionamento, motivação ampla e foco de raio laser com ferramentas poderosas.

3. Multitasking e maconha: o poder do foco

Para falarmos sobre foco, trago uma lenda urbana que foi divulgada pela BBC, CNN e outras fontes renomadas. Em 2005, houve grande publicidade sobre uma pesquisa da King's College London dizendo que a leitura de emails em celulares afetava nossa produtividade mais do que fumar maconha. Três grupos competiam em um teste de QI: um grupo de controle, um grupo em multitarefa a um grupo que havia fumado um baseado.

O pessoal que resolveu fazer o hype em cima dessa chamada sem checar as fontes ainda indicava que os participantes que fumaram maconha tinham obtido melhores resultados do que os que estavam em multitarefa. Apesar do pastelão que distorceu completamente a pesquisa original, temos que concordar com o que é óbvio: distrações nos interrompem.

Mas será que é possível mensurar os prós e contras do multitasking? Afinal, muita gente bate no peito com orgulho dizendo que consegue fazer várias coisas ao mesmo tempo.

4. Rituais de alto foco nos fazem entrar em estado de fluxo

Eu mesmo passei mais de uma década em multitarefa no mundo corporativo. Não havia outra alternativa, pois o ritmo de trabalho por onde passei sempre foi absurdamente intenso. Em raríssimas ocasiões, quando havia algo de extrema complexidade, alguns profissionais imprimiam documentos e se trancavam em uma sala de reunião, pedindo para as secretárias ajudar a manter um ambiente sem interrupções.

Esses eram os momentos de fluxo (flow) que Mihaly Csikszentmihalyi propõe representar a experiência de ação sem esforço, que acontece quando nossas habilidades estão plenamente acionadas para superar um desafio complexo porém dentro de nossa capacidade. Existe um certo consenso entre profissionais de coaching de que as interrupções de telefonemas, notificações de emails e colegas que entram em nossa sala fazendo perguntas constituem elementos que quebram o fluxo.

Entre diferentes métodos para acionar o estado de fluxo para maior produtividade, é importante ter a concentração em uma única atividade entre 30 a 90 minutos aproximadamente.

Link vídeo TED | Ative as legendas em português

Na teoria é muito bonito pensar que podemos acionar um foco tão poderoso como o de um tenista nas finais de Wimbledon. Mas como é que isso pode ser aplicado na prática, principalmente no caso de um funcionário de baixa hierarquia na empresa e que é obrigado a ter o email permanentemente aberto?

• Fortalecer nossos talentos e experiência. Sem a competência técnica pra dar conta do recado, nada do que se segue vai adiantar.


• Ter paixão pelo que fazemos.


• Cultivar foco e presença.


• Negociar em nosso ambiente profissional dinâmicas para eliminar distrações e obter períodos sem interrupção.

No esquema simplificado acima, o profissional primeiro precisa fazer o que gosta e mandar bem. Quando o desafio diante de nós supera nossa capacidade, ficamos ansiosos e frustrados. Também é importante treinarmos nossa disciplina. Podemos começar fora do ambiente de trabalho, lendo um livro em casa ou praticando meditação ou um esporte que nos mantenha totalmente focado. É que aqueles que tiverem o tal macaco mental no cio precisam primeiro aprender a acalmar a mente antes de sair negociando qualquer coisa dentro da empresa.

Quando tivermos bem treinados para aplicar a atenção sem interrupção, é momento de negociar com nosso gerente, pedindo para testar uma forma de melhorar a performance. Por experiência própria digo que sem o apoio do gerente, não adianta querer implementar ciclos de fluxo sem interrupção. E também é importante se garantir, pois se tiver o sinal verde da gerência e seus macacos internos não permitirem você se concentrar, perderá credibilidade. Após finalizado o ciclo de foco, realize o multitasking, respondendo emails e telefonando de volta para quem deixar recados.

5. Ciclos de recuperação de energia

Lembro que antes de encontrar o melhor sistema de produtividade para meu perfil, queria ser mais efetivo através de técnicas e dietas para dormir menos, o que é algo que não recomendo hoje pois interfere de forma muito negativa em nossos ciclos de recuperação de energia. Mas existe uma grande quantidade de gente que está buscando essa alternativa. Existem alguns relatos de sono polifásico indicando que a pior parte não é relacionada a problemas de saúde ou cansaço, mas sim a dificuldade de adaptação em um mundo monofásico.

Enquanto vivermos em uma sociedade de sono monofásico, acredito que a melhor coisa que uma pessoa cansada pode fazer é tirar uma soneca. Uma pesquisa da NASA indica que nossa capacidade de foco e memória para tarefas de trabalho é melhorada quando tiramos um cochilo. Essa pesquisa foi iniciada quando a NASA constatou que astronautas tinham a tendência de dormir menos quandoe estavam em órbita, e isso causava irritabilidade, stress e fadiga. E pesquisa da Universidade de Harvard também indica que quem tira meia hora de cochilo pelo menos três vezes por semana também apresenta menor risco cardíaco.

Havia uma época em que eu morava a alguns quarteirões do meu escritório e costumava tirar vinte minutos de soneca no horário de almoço. Minha experiência foi muito positiva e recomendo. Inclusive alguns restaurantes começaram a oferecer um espaço para a sesta. Mas também sei que muitas pessoas não encontram um local prático para o cochilo no horário de almoço. Por isso, acho que a melhor forma de recuperar energia é usando a metodologia do Tony Schwartz.

Link YouTube | Palestra de Tony Schwartz no QG do Google (não manja nada de inglês?)

Se eu fosse o Steve Pavlina, recomendaria trabalhar duro e investir mais horas de trabalho do que qualquer concorrente. Na mesma linha, se fosse o Malcolm Gladwell, diria para investir dez mil horas de trabalho para alcançar grandes resultados. Por outro lado, se fosse o Leo Babauta, diria para trabalhar cada vez menos, concentrando esforços apenas no essencial.

Entre o exagero entre trabalhar demais ou de menos, acho que o ponto ideal é quando tempos a possibilidade de alternar os ciclos de esforço e relaxamento. E Tony Schwartz é um dos que propõe uma das melhores receitas. O que eu gosto de fazer é usar um timer de cozinha para dedicar 60 minutos de trabalho focado e depois realizar dez minutos de pausa para recuperação.

6. Para quem busca por técnicas e sistemas de produtividade

Por fim, uma breve lista de técnicas e aplicativos de produtividade, que podem trazer grandes resultados quando temos o resto no devido lugar.

Para quem escreve bastante e percebe que muitas vezes precisa escrever coisas parecidas repeditamente, existem ótimas ferramentas de substituição de texto: ActiveWords (Windows) e TextExpander (Mac).

Com tantos serviços diferentes, existem basicamente três tipos de comportamento: 1) usamos a mesmo username e senha para todos os serviços, 2) anotamos nossas senhas num caderninho ou 3) tentamos memorizar senhas e nomes de usuários diferentes conforme o serviço. Nem preciso apontar os pontos fracos de cada um desses métodos. Por isso recomendo gerenciadores de senha como o LockCrypt e o 1Password.

Para armazenar documentos na cloud e compartilhar arquivos, até agora o Dropbox tem sido fantástico. Mas considero também comprar um PogoPlug no futuro. E o Amazon Web Services também é uma forma barata e segura de armazenar dados pessoais e profissionais.

Uma forma bem barata, simples e incrivelmente poderosa de alcançar momentos de foco é usar a Técnica Pomodoro de Produtividade. Para estudos, recomendo a técnica milenar do MindMap Ninja, também muito eficiente para revisar materiais, atuando como ótimo sistema de gerenciamento de informação. O Getting Things Done (GTD) é também um excelente método para lidar com uma enxurrada de tarefas. Recomendo também conhecer o Zen To Done para fazer apenas aquilo que é essencial.

E, para emails, faço coro com a turma que recomenda manter a caixa de entrada zerada. Vale muito a pena investir tempo clicando no botão "unsubscribe" de todo tipo de material comercial irrelevante e de notificações de Facebook e outros serviços. Apenas clicar na opção "marcar como spam" não resolve tão bem quanto entrar no serviço e reconfigurar suas opções de recebimento. Recomendo também investir o tempo em criar filtros para automaticamente arquivar ou apagar certos tipos de mensagem e, caso queira dar um tom PdH na comunicação, mandar um "Não. Porra!".

E vocês? Também já perderam muito tempo com métodos de produtividade?

Oferecimento: Microsoft Windows 7

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