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Como fazer que uma pessoa ocupada responda seu e-mail

Técnicas e dicas para não ser mais um e-mail da lista a ser ignorado

 Tem uns dias que recebo centenas de e-mails. E isso é um saco.

O pior é que a maioria dos e-mails são importantes, mas eu fisicamente não sou capaz de responder a todos.

Pode ser e-mails de alunos frustrados do One Month – e quero ajuda-los. Outras vezes são e-mails de pessoas que leram meus posts e querem me encontrar. Ou apenas e-mails de amigos.

Minha política pessoal é ler todo e-mail que chega. Isso significa que, todos os dias, preciso separar pelo menos uma hora para olhar e-mail e decidir o que precisa ou não ser respondido urgentemente.

Num esforço de ajudar as pessoas a cortar o ruído com seus e-mails, e na esperança de liberar um pouco de meu próprio tempo, gostaria de compartilhar algumas dicas que considero úteis quando escrevemos para pessoas que recebem muitos e-mails.

1) Seja breve

Se for possível deixar o e-mail com apenas duas ou três frases, é muito mais fácil que ele seja lido prontamente. Se o e-mail é maior do que um ou dois parágrafos, é comum as pessoas o separarem para ler mais tarde, e assim a resposta provavelmente levará mais tempo.

Abaixo um exemplo de um e-mail longo que recebi recentemente (não é necessário ler tudo, apenas passe os olhos):

“Oi Mattan,

Meu nome é (retirado), sou um recém-formado originalmente da Califórnia, mas agora estou vivendo em (retirado) e procuro trabalho. Tenho bacharelado em contabilidade, mas não estou tendo muita sorte de encontrar trabalho nesse campo, e para ser honesto com você, também estou em conflito com a ideia de fazer carreira como contador. Sempre meio que pensei desse jeito enquanto estava na escola, mas permaneci estudando contabilidade porque a considero uma habilidade que muitas vezes falta aos jovens empreendedores, que é mais como eu me vejo.

Hoje no jornal da TV havia um segmento em que diziam que várias empresas na cidade de (retirado) estão buscando programadores. Sempre me interessei por programar, mas tenho muito pouca experiência. Minha experiência em programação se resume em criar algumas macros no editor de Visual Basic do Microsoft Excel, algo que considerei muito divertido.

Verifiquei o site que foi divulgado e acredito que é algo que eu gostaria de desenvolver. Perguntei-me se você não poderia me oferecer alguns conselhos sobre onde começar. Aqui segue o endereço do website, caso você queira dar uma olhada: (retirado)

Depois de dar uma olhada nos requisitos mínimos, percebo que me faltam os seguintes:

– experiência de desenvolvimento de software

– ser familiar com pelo menos uma linguagem imperativa (C/C++, Java, Javascript, C#, Python, Ruby, etc.) ou funcional (Haskell, Scala, F#, Clojure, etc)

– Entender estruturas básicas de controles e elementos de programas tais como loops, variáveis, funções, e, preferencialmente também, objetos e classes.

A primeira coisa que fiz depois de ler os requisitos foi digitar “como programar” no YouTube e foi assim que cheguei a sua palestra “Como Aprender Programação Sozinho”. Perguntei-me se os conselhos do vídeo ainda se aplicariam hoje, e se Rails ainda é o melhor ponto inicial, ou pelo que você começaria se estivesse na minha situação. Outra coisa a considerar é que meu PC está na Califórnia, e nesse momento tudo a que tenho acesso é meu Chromebook. Será suficiente para começar, ou preciso de algo com um sistema operacional mais tradicional?

Desculpe-me pelo enorme e-mail de apresentação, mas espero que você o venha a ler e responda.

Obrigado pelo vídeo e pela palestra, nos próximos dias mergulharei mais nos detalhes que apresentados por você ali.

Espero que parte dessa neve em NY já tenha começado a derreter!”

Puxa – é muito trabalho ler isso tudo. Seria possível pegar todas as informações acima e resumir em três sentenças simples:

“Oi Mattan,
Acabei de assistir sua palestra “Como Aprender Programação Sozinho” da Semana da Internet, mas percebi que foi gravada há quase dois anos. Os conselhos no vídeo ainda estão de pé?
Se for o caso, posso usar um Chromebook ou vou precisar de algo com um sistema operacional mais tradicional?”

Assim é bem melhor. Sei que muitas informações estão faltando, mas as pessoas tendem a pensar que precisam dar muito mais informações do que o leitor realmente precisa.

2) Formate para maior legibilidade e clareza

É mais fácil ler e-mails que são quebrados em uma ou duas frases por parágrafo do que ler parágrafos longos.

Abaixo um exemplo de um e-mail mal formatado que recebi recentemente:

“Oi Mattan,
Cursei sua aula da skillshare omrails de abril. Foi uma ótima aula introdutória. Estou atualmente seguindo seu conselho e fazendo o tutorial do Hartl. Tenho uma pergunta, se você pode me dar umas sugestões. Há algum equivalente do tutorial do Hartl para Rails  para o desenvolvimento de aplicativos para iPhone? Meu objetivo pessoal é criar um site em Rails para a joalheria de minha esposa, e mais um aplicativo de iPhone para acompanhar a ideia do site. Sua ajuda seria muito bem-vinda. Obrigado!”

Dá para ver como é difícil de ler? Não é possível apenas passar os olhos e tentar entender o que está acontecendo, ou o que está sendo dito. Abaixo um exemplo que teria funcionado bem melhor:

“Oi Mattan,
Obrigado pela aula de Rails do One Month! Estou seguindo seu conselho e fazendo o tutorial de Michael Hartl para Ruby on Rails.
Pergunta rápida: você sabe de alguma aula parecida com o tutorial do Harlt mas para aplicativos de iPhone?”

Assim é bem mais fácil de ler e entender o que a pessoa está perguntando. Quebre seus parágrafos e os coloque em frases pequenas, separe sua chamada à ação, e use itálico/negrito para chamar a atenção do leitor para as partes importantes.

3) Deixe claro o que você quer que eu faça

Nada deixa as pessoas mais irritadas do que um e-mail em que alguém manda um monte de informação mas não diz o que gostaria que fosse feito. Muitas vezes respondo imediatamente a esses e-mails, perguntando: o que você quer de mim?

Você quer que eu o apresente a alguém? Você quer que eu leia um post em seu blog e lhe dê meu feedback? Você quer que eu responda se vou ou não poder participar de um evento? Seja claro e diga direta e explicitamente o que quer.

Abaixo um e-mail bastante obscuro que recebi recentemente:

“Acabei de assistir sua apresentação sobre programação de computadores tenho 14 anos de idade e queria aprender, é algo que sempre quis fazer. Você poderia me ajudar de alguma forma eu realmente queria que você respondesse.”

A chamada para ação aqui é apenas “me ajude”, mas eu não tenho ideia nenhuma do que isso significa e como responder. Compare o e-mail acima com algo mais concreto::

“Oi Mattan,
Tenho 14 anos de idade e quero aprender a programar. Qual é o recurso que você mais indicaria?”

Se você precisa mandar um email longo com muitas informações, coloque a chamada à ação no início. Algo como “Estou enviando esse e-mail para ver se você pode participar do evento descrito abaixo. Apenas responda com ‘Sim’ ou ‘não’.” Isso ajuda o leitor a decidir se deve repassar o e-mail para mais alguém, o que feito muito frequentemente se a pessoa está acostumada a delegar tarefas.

4) Seja razoável com seu pedido

Hoje em dia é muito fácil enviar um e-mail em 30 segundos que levaria algo como uma hora para responder.

Por favor, não me diga para ir ao site da sua startup e dar um feedback. Fazer uma resenha efetiva do seu produto ou site e analisá-las de uma forma útil demanda muito trabalho.

Se for algo que eu possa responder em menos de dois minutos, o farei imediatamente. Sobre o que você quer o feedback? O modelo de negócios? A cor de seu botão? O texto? Seja específico e razoável.

Abaixo vai o exemplo de uma das tarefas enormes que algumas pessoas me pedem:

“Oi Mattan,
Aqui quem fala é (retirado). Você não me conhece, mas seu post sobre sua aceitação pelo YC acabou de me motivar a escrever.
Como eu mesmo acabei de submeter uma inscrição para o YC (como o único sócio fundador não técnico) fiquei curioso se você poderia me dar algum feedback sobre meu material de inscrição. Ainda não foi rejeitado. E minha empresa já saiu em matérias na Popular Mechanics (anexo), na Fox Business (link para video) e tem mais de 300 clientes pagantes... por isso acredito que tenho alguma chance. Mas a opinião de alguém que foi aceito pelo YC seria sem dúvida reveladora.”

(anexo estava o material de inscrição com mais de mil palavras).

Se você quer o feedback de alguém sobre algo, seja concreto e faça uma pergunta especifica que possa ser respondida em alguns minutos.

Por favor, não espere que o leitor se ocupe de descobrir o que você quer que ele faça. Considero isso preguiçoso. Não pergunte “O que você acha que podemos fazer para conseguir mais clientes?”

Na mesma linha, não mande um e-mail para alguém pedindo que empreste seu cérebro para dissecar um assunto.

“Eu estava me perguntando se eu e meu sócio não podíamos levar você para jantar/almoçar, adoraríamos contar no que estamos trabalhando e usar seu cérebro.”

Encontros de “emprestar o cérebro” são cansativos porque não têm uma finalidade concreta, e se passa a maior parte do tempo tentando descobrir como lidar com a situação. São geralmente um sinal de que a pessoa que envia o e-mail não está segura do que quer, apenas quer se encontrar pessoalmente.

Aqui vai minha resposta típica para os dois e-mails acima:

“Desculpe – não poderei encontrá-los – mas ficaria feliz de ajudar. Então envie qualquer pergunta, a qualquer hora. Não sou bom com perguntas muito gerais do tipo ‘esta é minha situação – o que você pensa dela?’, mas sou bastante bom com questões específicas.”

Em ordem de prioridade e quantidade de trabalho envolvido, aqui a lista do que geralmente concordo fazer:

  1. Dar uma resposta curta – “Obrigado J” ou “Sua opinião é muito valiosa para mim.”
  2. Responder uma questão específica – se eu puder fazê-lo em menos de 2 minutos
  3. Fazer uma ligação de Skype, Google Hangout, ou de telefone mesmo – algo como 15 minutos.
  4. Tomar um café com a pessoa – em torno de 45 minutos

Isso significa que se você me pedir um encontro em pessoa para um café, mas eu achar que era melhor resolver via Skype, vou tentar fazer a meu modo.

5) Mostre por que devo usar de meu tempo para ajudá-lo

Honestamente, isso soa duro, mas é importante.

Em ocasiões passadas tentei me encontrar com todas as pessoas que me enviavam e-mails.

Concordava com ir a um café ou almoçar, ouvi muitas histórias e dei muitos conselhos sobre o que pensei que essas pessoas deviam fazer. E então inevitavelmente eu me frustrava quando as pessoas não seguiam meus conselhos. Ou quando discutiam comigo explicando por que eu estava errado.

Algumas vezes elas voltavam um ou dois meses depois e faziam as mesmas perguntas. Era como o “Feitiço do Tempo”.

Hoje em dia tento priorizar as pessoas que penso realmente poder ajudar.

A melhor forma de descobrir se é o caso é verificar se a pessoa já fez algo fantástico no passado, o que indica que seguirá fazendo coisas fantásticas no futuro.

Muitas vezes verifico os perfis das pessoas no LinkedIn pelo Rapportive quando me enviam e-mails – quero ver onde trabalham, que faculdade cursaram, e qual é a deles.

Por exemplo, descobri que pessoas atualmente trabalhando no mercado financeiro, mas considerando “começar sua própria startup”, são quase sempre mal presságio. (Sem querer ofender o trabalho com finanças, eu mesmo estudei finanças).

Fazer uma boa faculdade conta pontos. Já ouvi que trabalhar numa startup é outra coisa que conta pontos. Ser consultor ou administrar uma pequena empresa geralmente tira pontos.

Se você não tem nada em termos de experiência, então faça um site bonito (não exagerado) que mostre que você realmente refletiu bem sobre o que está tentando fazer.

* * *

Esse artigo foi originalmente publicado no blog PickCrew e traduzido sob autorização.


publicado em 04 de Abril de 2015, 11:56
File

Mattan Griffel

Co-fundador e CEO da One Month, financiada pelo Y Combinator, uma plataforma de ensino em vídeo com uma premissa simples: e se for possível aprender qualquer coisa em Um Mês? Ele é também um dos 30 da “Forbes com menos de 30” na categoria educação.


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