Home office: como se organizar para ter uma rotina eficiente de trabalho

Dicas e mais dicas para ficar longe das armadilhas do trabalho remoto

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No Brasil esse ainda está longe de ser o padrão, mas trabalhar de casa já é realidade pra muita gente.

E há uma tendência que movimenta força de trabalho para esse modo de operação, graças às facilidades de comunicação que as melhores conexões com a internet acabam trazendo.

Claro, há áreas menos propensas a essa mudança do que outras, devido à natureza do trabalho e certas dificuldades estruturais. Mas seja como freelancer ou contratado por alguém, em determinadas atividades é perfeitamente viável cortar da sua rotina o longo traslado para o escritório e fazer suas atividades no conforto do lar.

Segundo dados da Workana, uma plataforma que conecta contratantes e trabalhadores freelancers, a área de atuação mais popular na sua base brasileira de usuários é Design e Multimídia, com 32%, seguida por TI e programação com 31% e Tradução e Conteúdos, com 14%.

Dados da Workana

A iniciativa também não surge só por parte dos trabalhadores, mas também de empresas como a IBM, que desde 2009 tem 20% dos seus funcionários trabalhando em regime remoto. Além disso, há previsões de que em 2020 metade dos trabalhadores americanos estarão em home office.

Porém, transformar sua morada em um local de trabalho, apesar das vantagens, tem também inúmeras armadilhas. Aqui vamos falar sobre algumas e como evitá-las.

Preparando o ambiente

Quando você decide transformar sua casa no seu local de trabalho, alguns cuidados são necessários pra não passar perrengue.

Nos primeiros momentos, é possível que você se pegue precisando de todo tipo de coisa e vendo que vai ter que sair de casa pra conseguir esses objetos, afinal, quando se está em um escritório, é comum que alguém resolva esses detalhes pra você. 

A dica que deixo é: tenha uma lista de tudo que acabar sentindo falta. Depois, mantenha essas coisas em estoque e sob fácil acesso.

Aqui uma ideia do que você pode acabar precisando:

Equipamento básico: notebook, tablet, ferramentas, papel e caneta, caderninhos de anotações, telefone, tinta na impressora (caso use). 

Internet: a mais rápida e confiável possível. Não dependa apenas do modem/roteador da operadora. Compre um mais eficiente pra ter a melhor conexão.

Alimentação: é importante estar abastecido. Mercado em dia, geladeira cheia. Nada é pior do que perder um tempão com fome, sem saber o que comer e acabar empurrando pra dentro o primeiro fast food que encontrar. Comer em casa pode ser a sua oportunidade de economizar e alimentar-se de maneira minimamente saudável. É só facilitar sua vida e se antecipar ao seu eu preguiçoso, tornando o mais fácil possível seu acesso a lanches e refeições de melhor qualidade. Caso não tenha saco ou não saiba cozinhar, um jeito é assinar algum serviço de entrega de marmitas em casa no almoço. 

Transporte: dá pra economizar uma boa grana com isso trabalhando de casa. Afinal, você vai se utilizar menos de transporte público ou pode até dispensar o carro ocioso na garagem, utilizando-se de outras alternativas mais "sob demanda", como táxi, Uber ou Cabify.

Rotina, adaptação e disciplina

De uma certa forma, ter um chefe às vezes é algo que facilita as coisas. Afinal, se você não chegar no horário e produzir de um certo jeito e quantidade, lá vem alguém cobrar. Então, ou você agiliza e resolve, ou é demitido. Os limites e obrigações acabam sendo mais claros.

Quando você é um freelancer trabalhando de casa, nem sempre é assim. Ainda que seus clientes acabem sendo seu chefe, não é como se alguém de fato estivesse vigiando seus horários e rotina. Seu cliente simplesmente não se importa se você fez o trabalho de madrugada ou durante o dia comendo Doritos de cueca.

O regime remoto acaba tendo essa sementinha que facilita o surgimento de maus hábitos.

É fácil se pegar parando meia horinha pra jogar videogame, ver um episódio de House of Cards, passear com o cachorro ou talvez aceitar aquela cervejinha rápida e deixar seu trabalho sempre pra depois. De repente, o prazo termina, você corre, vira a noite e faz uma entrega ruim. 

Os convites vão chegar, a falta de vontade vai surgir, você vai ter preguiça de trabalhar, vão aparecer problemas e algumas pessoas vão até querer se aproveitar da sua suposta disponibilidade.

Além disso, pode ser que o ambiente doméstico em si não seja a sua praia. Talvez, um café seja melhor. Ao mesmo tempo, talvez o café não ajude. Uma outra alternativa pode ser um coworking. Um jeito de lidar com isso é testar diferentes locais para trabalhar e ver em qual configuração você rende melhor.

Leonardo Ornelas, Especialista de Marketing Centro-Oeste da Red Bull, passou por uma experiência do tipo:

"Tem algumas pessoas com um dom especial que conseguem manter a produtividade lá no alto mesmo trabalhando de casa. Eu definitivamente não sou uma delas. Tive que buscar alternativas para o meu dia-a-dia.

Comecei a trabalhar de alguns cafés aqui em Brasília. Foi uma experiência legal: bom café, pessoas ao redor, comida boa. Mas também tinha seus pontos negativos: wifi ruim, muito barulho em alguns momentos, e a conta de pelo menos R$30 todo dia. A minha sorte é que um grande amigo tinha uma mesa sobrando em seu escritório compartilhado e me convidou para trabalhar de lá.

Mesmo não sendo o meu escritório com os meus coworkers, minha produtividade voltou aos 100%.

Minha dica de ouro é que você experimente diversas alternativas de lugares para trabalhar, mas que faça isso rápido. Passei 1 mês até descobrir que home office não era pra mim. Mais 1 mês pra ver que o café também não daria certo. Poderia ter feito isso em 2 semanas, e ter economizado 1 mês e meio de improdutividade. Shit happens."

Organize-se, blinde-se de distrações e tenha foco no momento em que estiver com a mão na massa. Disciplina é essencial. 

Prospecção como atividade regular

Quando você está em uma empresa, é bem provável que alguém saia todos os dias pra colocar projetos e, consequentemente, dinheiro na casa. Assim, você pode focar apenas na sua parte do trabalho. 

Caso não seja você essa pessoa, então, algum esforço vai ter de investir para que, ao final de um projeto, você não fique sem trabalho.

Lucas Cerro é designer de produto freelancer desde 2006 e, segundo ele, a mudança mais marcante ao mudar a forma de trabalhar foi incluir prospecção como uma atividade regular. "Principalmente quando se é novo no mercado e não tem um "nome feito", saber equilibrar o tempo trabalhando e o tempo procurando novos trabalhos é fundamental pra ter grana todo mês."

Cuidado para não perder a mão (não seja um workaholic)

O paradoxo do trabalho flexível é que ele costuma ser maleável pra mais, raramente pra menos.

Você dá uma procrastinada durante o dia, depois perde a noção do tempo, vira a madrugada, mas tem ainda mais trabalho pela manhã, fica desesperado, come mal e, com o tempo, vai adoecendo. Não seja essa pessoa.

Horário flexível e liberdade são, sim, benefícios do trabalho remoto, mas é essencial não deixar virar caos. Às vezes você acaba ficando imerso e exagera no foco em uma tarefa, mas lembre-se de equilibrar as coisas.

Imponha-se horários, dê pausas, levante para respirar e desanuviar. Dedique foco e evite que uma tarefa se estenda por mais do que o necessário.

Um ponto a se lembrar é o de não deixar sua alimentação e sono desregularem por conta de falta de horários a cumprir.

Além disso, muito tempo exposto à luz azulada das telas de computador, celulares e tablets tendem a piorar a qualidade do sono. O F.lux é um aplicativo que gerencia a coloração das telas de acordo com o horário pra impedir que seu ciclo circadiano fique bagunçado. Vale o teste.

Tenha métodos de controle e organização

Eu uso o Todoist, mas já usei bastante o Trello. Há quem use métodos analógicos, como cadernos e quadros.

Há quem seja uma metralhadora de tarefas e quem prefira se planejar para apenas uma coisa por dia. 

É importante experimentar, conhecer sua forma de trabalhar e saber em quais cenários e condições você consegue produzir melhor.

Aqui uma pequena lista de métodos para você ter por onde começar:

É difícil definir um padrão quando o assunto é um método de controle de produtividade. Há milhões de jeitos e todos podem funcionar ou não pra você. Mais do que ser fiel a um esquema, o importante é ficar com aquilo que funciona, não interessa se você está seguindo a ideia do esquema à risca, ou se fez uma salada. O que vai fazer a diferença é ter cumprido seus prazos e promessas ao final do dia.

Vale frisar também que os dias são imprevisíveis, não importa quão bem você tenha se planejado.

A Mai Dornelles, jornalista freelancer, tem uma dica sobre isso. "Mantenho sempre meus compromissos (profissionais e pessoais) em agendas on line (outlook, google agenda) com lembretes sincronizados no celular para pelo menos 2 dias antes. Dessa forma, sempre consigo cumprir os prazos."

Seu método de produtividade não é perfeito e no mundo real as coisas não acontecem conforme planejado. Sempre vai existir aquele telefonema ou tarefa inesperada que vai mudar seus planos. Então, tenha flexibilidade, saiba que vai sair tudo diferente, mas isso não quer dizer que deu tudo errado. Relaxe e a vida continua. 

Merdas (sempre) acontecem

Ainda que não dê pra prever tudo, com um pouco de planejamento é possível minimizar os danos de merdas que podem acontecer.

E, acredite, merdas acontecem o tempo inteiro. 

Vai faltar internet, vai faltar energia, seu notebook vai pifar, você vai ficar doente. Essas coisas rolam muito. Você pode não saber quando elas vão acontecer, mas é importante estar preparado e ter um plano de contingência pra cada uma delas.

Sei que é o básico, mas segundo o Banco Central, apenas 12% dos brasileiros tem uma reserva financeira. E, como sabemos, a maior parte dos problemas tem grandes chances de demandar que você coloque a mão no bolso. Essa é a pior parte, quase sempre: ter de gastar uma grana que você não pensou que precisaria. Assim, você acaba tendo que pagar juros de cheque especial, pegar um empréstimo ou ficar devendo no cartão. Todas opções não muito agradáveis que só tornam a sensação de estar fodido ainda pior. Então, lembre-se de de manter uma reserva financeira. Vai salvar a pátria mais do que pensa.

Se faltar luz, água, ou tiver a internet cortada, tenha seu telefone em mãos para fazer as ligações e restabelecer os serviços. Mas também lembre de ter um local de emergência para trabalhar. Tenha ao seu alcance o endereço do café com Wifi mais próximo ou o telefone de algum amigo solidário para poder filar internet ou energia elétrica até as coisas se estabilizarem.

Se o notebook ou celular pifar. É, as máquinas não duram pra sempre. Hoje em dia, então, a obsolescência programada está cada vez mais cruel e o prazo de validade dos produtos eletrônicos cada vez menor. Esse é um daqueles casos nos quais ter uma reserva financeira vai salvar você de uma dívida e de juros. Infelizmente, muitos clientes não são lá tão compreensivos e um atraso de alguns dias enquanto sua máquina é consertada pode ser o fim do seu contrato. Portanto, se estiver ao seu alcance, pode ser útil ter uma máquina velha funcionando para executar seu trabalho no caso de uma emergência como essa.

Claro, vai existir aquele momento em que não tem jeito e o problema não vai ser resolvido rapidamente, como quando você acaba adoecendo. O telefone é seu melhor amigo. Utilize-o com o máximo de antecipação, para gerenciar a situação o mais cedo possível. Assim, você evita deixar a pessoa do outro lado esperando por algo que não vai acontecer e evita prejudicar seu cliente e minar a relação.

* * *

Trabalhar direto do conforto do lar demanda um pouco mais de planejamento do que a pessoa desavisada pode pensar em princípio, mas também não é nenhum bicho de sete cabeças.

Com um pouco de disciplina e atenção, dá pra não ser pego de calças curtas tão fácil assim.

E aí, as dicas foram úteis? Sentiram falta de alguma coisa?

Podemos enriquecer a conversa nos comentários. Topam?

* * *

Nota: Esse artigo faz parte de uma série sobre Home Office que possui três partes e vai sair às quintas. O texto foi escrito em parceria com a Epic Awesome.

Leia a segunda parte do percurso aqui: "Home Office: como organizar uma empresa remota".


publicado em 23 de Março de 2017, 16:28
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Luciano Ribeiro

Cantor, guitarrista, compositor e editor do PapodeHomem nas horas vagas. Você pode ouvir no Spotify. Também escreve no Medium e em seu blog pessoal. Quer ser seu amigo no Instagram.


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