A conversa sobre paternidade é uma das mais importantes do nosso tempo. Venha para o PAI: Os desafios da paternidade atual, discutir e colocar em prática o tema.
Compre já o seu ingresso!

12 situações nas quais o telefone é imbatível ao gerenciar times e processos

O telefone segue sendo nosso aliado, mesmo em tempos de inbox, direct, áudios, whatsapp, facebook, twitter...

Há certas coisas que não nos ensinam em casa, na faculdade e nem quando botamos o pé no novo emprego. Apenas supõe-se que vamos saber fazer.

Mas o senso comum nem sempre coincide com o bom senso. 

Fazer com que um projeto seja executado com primor envolve uma intricada combinação de disciplina, prazos, competências e – atenção especial aqui –humores.

Esperar profissionalismo não basta, ainda mais considerando o quão amplo é o entendimento dessa palavra e o quão fácil é a usarmos para criticar os outros e a enchermos de sabonete ao nos defender.

Entregar um resultado excelente não significa que o trabalho será percebido com excelência – lembre-se disso. E percepção rege muito do mundo dos negócios.

Pense no telefone como uma afiadíssima katana. Com ele você pode atravessar as mais complexas situações como se fossem panos de seda. Ou, ao menos, ter suas chances de fracassar reduzidas. Ao mitigar tensões, o telefone pode ainda pacificar relacionamentos problemáticos e pouco colaborativos. Infelizmente, os recursos digitais parecem ser vistos, quase sempre, como a melhor opção de nos comunicarmos hoje em dia.

Cameron precisava resolver umas tretas com a União Europeia, sabe o que ele fez? Usou o celular.

Afinal, "pra quê ligar se posso já mandar um whatsapp ou inbox?" 

Vou listar bons motivos.

Doze situações nas quais o telefone tende a ser imbatível

1. briefings (documentos que apresentam e orientam o trabalho a ser feito) complexos e/ou pouco claros;

2. prazos reduzidos;

3. você deseja realizar o processo mais rapidamente e mantendo a outra ponta mais próxima e emocionalmente favorável a você, independente do prazo;

4. você deseja valorizar a opinião do outro e estreitar a relação;

5. situações tensas que sejam prenúncios de crises;

6. crises em curso;

7. você precisa contornar um fracasso que já está feito e consolidado;

8. você precisa negociar algo que é supostamente inegociável; 

9. quando é preciso melhorar a percepção do que está sendo feito;

10. você precisa criar consenso entre múltiplas partes que estão tendo dificuldade em se entender;

11. existe um email com múltiplas pessoas/empresas/níveis hierárquicos em cópia e alguma decisão precisa ser tomada;

12. existe um email com múltiplas pessoas/empresas/níveis hierárquicos em cópia e uma decisão específica que está mais clara para você precisa ser tomada – e pra completar, o prazo é curto;

Não listei à toa. Todos os dias vejo o telefone ser sumariamente ignorado em alguma dessas situações, mesmo quando seria o meio mais ágil para resolver.

Merkel atendeu do outro lado da linha, mas dessa vez não gostou muito do que ouviu.

Como fazer uma ligação de negócios eficiente

0. Pense quais tópicos precisa tratar e qual a melhor ordem de abordá-los. Prefiro começar sempre por um tópico simples e cuja solução seja mais fácil, cuja resposta a sugestão que vou propor seja um "sim". 

1.  Cheque o melhor horário para ligar, quando possível. Eu mesmo tenho uma agenda complicada e não gosto de atender o telefone sem saber do que se trata. Então costumo oferecer a cortesia de, via email ou whatsapp, me certificar de quando ligar. Mas quando estou com pressa, pulo essa etapa.

1.2 Quando a pessoa atende, se não deu pra fazer a checagem antes, aproveite pra perguntar "teria cinco minutos pra esclarecermos o ponto X? creio que fazer isso vai nos poupar bastante esforço e garantir uma execução melhor.". Ajuda fazer o pedido com clareza.

2. Seguindo, o primeiro efeito é o interlocutor do outro lado da linha sentir que está recebendo mais de sua atenção, o que por si só tende a facilitar tudo. Quando muitos dizem estar sem tempo pra redigir um email decente, receber uma ligação é visto com bons olhos.

Ela pensou em mandar um email pra evitar o Putin, mas preferiu ligar porque facilita muito.

3. Aborde um tópico por vez. 

4. Não atropele a outra pessoa quando ela falar, seja pra concordar ou discordar. Escute, respire e aguarda sua vez. Falar ao telefone não é uma corrida de 100 metros rasos.

Escutar e respirar não é um mantra 'new age hippie', é uma prática concreta. Ao prestar atenção calmamente no que a outra pessoa diz, será mais fácil articular rotas alternativas, caso necessário.

5. Ao final, recapitule o que será feito após desligar o telefone – alinhando responsáveis e prazos, quando cabível. Por vezes, complemento formalizando a ligação num email com todos os envolvidos.

6. Agradeça o tempo da outra pessoa, desligue e seja feliz. Talvez você tenha poupado dezenas de emails, tensões desnecessárias, horas, dias ou até mesmo semanas na execução de seu projeto.

Obama ficou sabendo rapidinho da treta toda e sugeriu marcar uma reunião.

Bônus – como usar o telefone para criar consenso entre múltiplas partes que estão com dificuldade em se entender

Faça o processo acima e ligue para cada uma das pessoas, em sequência.

Pense estrategicamente na ordem mais eficiente para realizar as ligações.

Use o consenso adquirido em cada uma da ligações para abrir a seguinte num tom positivo já direcionando para onde deseja ir: "então, fulano, acabei de conversar com ciclano sobre X e pensamos que realizar A pode ser uma boa, visto que o outro caminho teria os problemas Z. O que acha?"

Talvez você destrave algo que esteja parado há semanas ou meses em meia hora. Já fiz isso várias vezes.

Convocaram geral - até o Hollande colou - e resolveram a parada em meia hora. No final, todo mundo saiu feliz, menos uma pessoa.

Caso a situação envolva trocas de emails já em curso, nas quais muitas pessoas estão envolvidas, é bastante útil seguir o caminho acima. Você pode redigir algo assim após a ligação:

"Pessoal, sobre o ponto Y do email anterior, tomei a liberdade de ligar para o responsável Z e alinhar algumas sugestões.

Aqui está o caminho que nos parece mais coerente: ... "

Atenção ao português, ao invés de dizer que vocês já fecharam e não há espaço para mudança, muitas vezes o mais adequado é usar linguagem mais suave e oferecer sugestões.

Em minha experiência como gestor, esse caminho tende a deixar as pessoas mais confortáveis e dispostas a entrar no diálogo, o que é excelente a longo prazo e também favorável quando você precisa escutar sobre pontos cegos do projeto. 

Pessoas que sentem silenciadas acabam não ligando tanto para apontar problemas. Vão ficando cada vez mais na delas e apenas "cuidando do seu". Afinal, se constantemente são ignoradas, podem não ver sentido em comprar brigas.

De todo modo, às vezes também é necessário definir uma rota e avançar, sem espaço pra novas ideias ou alterações. Vai do seu pulso sentir como proceder em cada caso.

Fidel ficou chateado porque a ligação não chegou a tempo na ilha.

* * *

O que escrevo aqui vem da crença em uma gestão eficaz e humana. Vejo sentido em empresas que sejam prósperas, lucrativas e benéficas para seus clientes e suas equipes internas (nada de "casa de ferreiro, espeto de pau"), no curto e longo prazo.

Escrevi mais sobre isso aqui e aqui.

E vocês, como têm usado o telefone? Qual outra tarefa supostamente básica do mundo dos negócios deveria ser melhor explicada, em sua opinião?


publicado em 27 de Junho de 2016, 17:16
File

Guilherme Nascimento Valadares

Editor-chefe do PapodeHomem, co-fundador d'o lugar. Membro do Comitê #ElesporElas, da ONU Mulheres. Professor do programa CEB (Cultivating Emotional Balance). Oferece cursos de equilíbrio emocional e escreve pequenas ficções no Instagram.


Puxe uma cadeira e comente, a casa é sua. Cultivamos diálogos não-violentos, significativos e bem humorados há mais de dez anos. Para saber como fazemos, leianossa política de comentários.

Sugestões de leitura